信息通知
采购信息
采购管理操作流程
发布作者:杜潺发布时间:2016-04-13浏览次数:62

采购管理操作流程

为进一步完善采购管理体制,密切配合教学教育的需要,加强成本控制,特提出以下采购操作管理流程的建议如下:
一、寻价
(一)明确原材料采购要求
1
、根据具体使用确认要求:
1)提出需求人员提出物料采购要求(包括物品的型号、技术参数、材质等);
2)对部门提出物料要求的,采购根据采购小样,再由提出人确认物料具体要求(针对不明确物料需求的情况)。供后续采购提供依据,如有更改及时通知采购部门。
(二)供应商
1
、通过多方信息渠道收集相关供应商或承包商的资料,至少寻找3家以上的供应商;电话或QQ、与这些供应商或承包商进行初步的沟通:索要相关技术资料、报价表等,必要时可要求寄样品以供我们测试;
2
、初步比较后找相对合适的3家(或以上)作实质性的沟通(对用量大或重要的原材料必要时需进行实地考核综合评估),通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《寻价格表》,并依此作为选用供应商的依据。
3
、跟踪样品到货及使用情况;
4
、各项考察合格后可进行初步合作:打样、小批量采购等;
5
、初步合作完成作一个评定,确定合格后选取为合格供应商或加工商,如仍存在问题要求其限期改善,直至达到我方的标准。
二、采购过程的实施
(一)采购申请:
1
、产品物料的采购申请由仓库根据最低库存提出申请,经主管部门领导批准后交采购部确认签收;采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购;采购首先选择好合适的供应商并做好物料订单,经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单(购销合同)签章确认后回传,采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等、,确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货,采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况;

(三)采购跟进:
1
、所有采购单(购销单)都应汇总到《采购计划表》上,以便统一管理;
2
、采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》,依此作为跟进交货和沟通的依据
3、物料到学院由采购人员签收并及时确认数量与质量,对于坏料立即退货、少料要求补料;
(四)采购财务管理
1、采购寻价表里了解发票与付款信息,跟踪订单的付款及发票到司情况,并及时做记录
(五)供应商管理:
1、在采购整个过程中及时录入《采购计划表》中的《供应商评价表》;
2
、按评估结果对供应商进行分类(分ABCD四级):A类为优秀,B类为合格,C类为免强合格,D类为不合格;
4
、对A类供应商保持良好的和作关系;对B类供应商要加强沟通;对C类供应商要求限期改善;对D类供应商予以取消,终止合作关系
5、根据具体情况与供应商谈产品价格与付款周期。
三、采购工作整理
(一)材料采购要求:采购人员在过程中整理所有的材料采购要求明细,并及时更新;
(二)寻价表:整理过程中所有了解的信息;
(三)采购计划表:从提出物料需求到供应商管理所有需要了解的信息的整理;
(四)供应商管理目录:供应商的具体信息、供货情况、服务情况汇总;
(五)采购合同及相关单据:及时汇总到采购计划表中,并按月份整理好;
采购注意事项:
1、在批量批量购买时一定要先明确物料采购要求,并要要求相关人员签字确认,避免料到、款付后物料不可用浪费;
2
、采购人同随时跟进样品的使用情况,并及时反馈到供应商处。
3
、采购人员之间随时查看相关表格,撑握采购情况,完善工作进度;

 

1.  采购计划

2.  根据使用部门的需求计划,在核实过采购计划的准确性,并与相关计划员或其它负责人沟通确认无误,并存单保存后,做出最终的采购计划。

3.  询价和还盘

4.   此环节主要工作有以下两大块:

  1) 发询价函:了解好供应商后,需让发询价函,让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传;

  2) 议价:综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二、三家,进一步商谈,以达到最能保障学院利益的企业进行合作

需要注意的是:要求多家供方报价单尽可能做细致,能做到细节出处最好,起到知道所采购物品来龙去脉的效果,并利用所有途径去验证,这样后面还价也有理有据容易达到预期

5.  做采购订单、合同

在询价议价完成后,接下来要做的就是做订单了。订单做好后要与各供应商提供的书面报价、比价表及先前做好的采购计划、计划确认单等等装订到一起。

  接下来需要做另一个版本文件,即合同。合同版本基本是固定的,但要结合公司的要求以及与供方谈判的结果以及不同的材料不同的要求而变化。

6.  跟踪货物

在此环节,要了解整个供应过程是否正常,了解接货人的联系方式、地址,并及时通知供应商;另一方面,供应商发货后,还要了解承运人的联系方式等。这样便于随时跟踪货物在途中的状态。

 

联系方式
后勤管理处
  地址:北校区行政楼102
  办公电话:83276092
资产管理中心
  地址:北校区行政楼101室
  办公电话:83276063
物业管理中心
  地址:北校区食堂三楼
  办公电话:83276031
餐饮服务中心
  地址:北校区食堂三楼
  办公电话:83276031
综合管理中心
  地址:北校区食堂三楼
 

办公电话:83276021

 
 
进入编辑状态